Managementassistent - Medische Microbiologie

In deze uitdagende rol ondersteun je het afdelingshoofd en draag je zorg voor de organisatie en communicatie binnen het Management Team (MT). Je bent niet alleen een assistent, maar ook een sparringpartner en vertrouwenspersoon. Dit betekent dat je veel verantwoordelijkheid krijgt en als regisseur fungeert voor de uiteenlopende uitdagingen waarmee het afdelingshoofd te maken heeft.
Wat maakt deze functie zo interessant? Je brengt structuur aan in de hectische agenda van het afdelingshoofd en denkt proactief vooruit om mogelijke obstakels te voorkomen. Ontzorgen is jouw tweede natuur en je weet op het juiste moment tegengas te geven, zowel aan het afdelingshoofd als aan de afdeling. Discretie en organisatiesensitiviteit zijn essentieel in jouw dagelijkse werkzaamheden. Je zult werkzaam zijn in een interessante en uitdagende omgeving waar je ook inhoudelijk betrokken bent bij diverse afdelingsaangelegenheden, inclusief academische vraagstukken. Het is een rol waarin je echt het verschil kunt maken.

Jouw werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• Zelfstandig beheer van de complexe agenda en mailbox van het afdelingshoofd, redigeren en verzorgen van correspondentie, en voorbereiden van rapportages.
• Zorgen voor opvolging van uitgezette acties en deadlines, coördineren van complexe informatiestromen en processen, waarbij je verbanden legt, prioriteiten stelt, politieke consequenties/belangen afweegt en knelpunten signaleert.
• Actief voorbereiden en deelnemen aan MT-overleggen, notuleren van vertrouwelijke vergaderingen, bewaken van actiepunten en deadlines, en adviseren van het afdelingshoofd en het MT over afdelings- en divisiegerelateerde onderwerpen en de toepassing van nieuw beleid binnen de afdeling.
• Organiseren van kleine tot grote in- en externe bijeenkomsten, cursussen, congressen en symposia, zowel nationaal als internationaal, en verzorgen van communicatie van het MT naar de afdeling, onder andere via een periodieke nieuwsbrief.